De metamorfose van PersoPoint
Sinds enkele jaren heeft PersoPoint een ware gedaanteverandering ondergaan. Het shared service center voor de personeels- en loonadminstratie van de federale overheid, heeft een doorslaggevende digitale transformatie doorgevoerd. Input For You zorgde daarbij voor de digitalisering van ruim 75.000 dossiers.
PersoPoint maakt deel van de federale overheidsdienst BOSA, verantwoordelijk voor beleid en ondersteuning. Directeur Liliane Verreyen stapte, opmerkelijk, in de zomer van 2014 over van de privésector (HP-EDS) naar de overheid en heeft er nog geen moment spijt van gehad. Zij heeft mee het canvas uitgetekend voor de nieuwe aanpak en een verregaande digitalisering. “Tot dan gaven medewerkers de wijzigingen over verlofdagen, overuren of andere personeelsaangelegenheden nog altijd door op papier. De aanpassingen werden dan manueel in de Cobol-mainframe aangebracht. Vandaag gebeurt dat voor 75 procent automatisch.” De Oude Cobol-loonmoter werd vervangen door SAP maar ook alle dossiers moesten gedigitaliseerd worden. De nieuwe loonmotor is sinds april 2020 operationeel en zowat alle overheidsdiensten, inclusief de FOD Binnenlandse Zaken en de Kanselarij, zijn inmiddels op het systeem overgeschakeld. De oude oplossing behoort weldra tot de geschiedenis.
“Meer nog dan een IT-project was het een organisatorisch project,” vertelt Liliane Verreyen. De diverse HR-diensten werden immers gecentraliseerd bij PersoPoint dat groeide van 8 naar 300 medewerkers. Als alle overheidsdiensten de overstap gemaakt hebben zal het nog es bijna verdubbelen. De twee grootste FODs, Financiën en Justitie, samen goed voor zo’n 45.000 dossiers moeten de overstap nog maken. “Elke medewerker kan voortaan zelf op elk moment de status van zijn of haar personeels- en loonadministratie nagaan. Hij of zij krijgt dus de volledige controle over de data en kan bijvoorbeeld eigenhandig vakantiedagen aanvragen in het systeem.” Dat zorgt alvast voor meer duidelijkheid een transparantie.
De beschikbare data moeten voor 100 procent betrouwbaar zijn, dat spreekt maar is niet altijd zo vanzelfsprekend. Daarom heeft PersoPoint eind 2015, begin 2016 gekozen voor Input For You als dienstenleverancier voor het digitaliseren van de dossiers. Het ging om een raamcontract. “Wij zijn bijzonder tevreden over hun aanpak. Input For You dacht ook meteen sterk mee over de manier waarop we het structureel best digitaal kunnen verwerken, zochten ook mee naar oplossingen. Dat hebben we heel hard geapprecieerd,” benadrukt Liliane Verreyen. Het ging dan ook om gigantische volumes, liefst 75.000 dossiers goed voor 11.176.766 pagina’s. Vandaag is PersoPoint hét expertisecentrum van de personeelsadministratie en loonverwerking. Een echte metamorfose.
